La protection de la confidentialité et de la vie privée des clients est une responsabilité partagée. En vertu de la législation ontarienne sur la protection de la vie privée, les dépositaires de renseignements sur la santé (DRS) sont responsables d’établir et de maintenir des systèmes de protection de la vie privée qui préservent les renseignements personnels sur la santé.

Les infirmières et infirmiers agissent généralement à titre de mandataires d’un DRS lorsqu’elles et ils accèdent à des renseignements personnels sur la santé, les collectent, les utilisent ou les divulguent au nom du DRS afin de prodiguer des soins ou d’accomplir des fonctions liées à leur emploi. Les infirmières et infirmiers exerçant à titre autonome (voir la directive Exercer la profession infirmière indépendamment de l’OIIO), ou ceux employés dans des services de santé au sein de milieux qui ne sont pas des milieux de soins de santé (par exemple, des infirmières ou infirmiers scolaires), peuvent être considérés comme des DRS plutôt que comme des mandataires. Les infirmières et infirmiers agissant à titre de DRS ont des responsabilités additionnelles.

Ensemble, les infirmières et infirmiers agissant à titre de mandataires et de DRS ont des responsabilités distinctes, mais liées entre elles, en matière de protection de la confidentialité et de la vie privée des renseignements sur les clients. Il est important, à titre d’infirmière ou d’infirmier, que vous agissiez comme mandataire ou comme DRS, de comprendre comment ces responsabilités partagées s’articulent dans l'exercice.

Attentes et rôles

Employeur / Dépositaire de renseignements sur la santé

  • Établir et maintenir des politiques, des procédures et des mesures de protection en matière de vie privée, telles que la formation.

  • S’assurer que le personnel et les mandataires comprennent leurs obligations en matière de protection de la vie privée, les limites de celles-ci, et qui contacter, comme l’agent de protection de la vie privée de l’organisation.

Infirmière ou infirmier / Mandataire

  • Respecter les normes de l’OIIO, la législation ainsi que les politiques et procédures organisationnelles. 

  • Revendiquer des politiques et des procédures qui protègent la confidentialité lorsqu’aucune n’existe.

Accès, collecte et utilisation

Employeur / Dépositaire de renseignements sur la santé

  • Élaborer des processus concernant la façon dont les dossiers sont créés, conservés, consultés et tenus à jour.

  • Établir des processus sur la façon dont les renseignements sont communiqués de manière sécuritaire, par exemple par courriel, téléphone, télécopieur ou plateformes de soins virtuels.

  • Déterminer la façon dont les dossiers ou les appareils sont détruits ou retirés de manière sécuritaire lorsqu’ils ne sont plus nécessaires.

Infirmière ou infirmier / Mandataire

  • N’accéder qu’aux renseignements nécessaires pour prodiguer des soins infirmiers.

  • Ne collecter que les renseignements nécessaires et les utiliser aux fins prévues lors de la prestation de soins infirmiers.

  • Informer les clients ou leur mandataire spécial lorsque leurs renseignements peuvent être utilisés à des fins autres que les soins au client, comme l’amélioration de la qualité ou la recherche.

Droits des clients et dossiers

Employeur / Dépositaire de renseignements sur la santé

  • Fournir un avis, appuyer les demandes d’accès et de correction, et gérer les processus liés aux verrouillages de l’information.

  • Élaborer des processus visant à assurer que les dossiers des clients sont exacts, complets, à jour et gérés de manière sécuritaire.

Infirmière ou infirmier / Mandataire

  • Préserver la confidentialité des renseignements lors de la prestation de soins infirmiers, et informer le client de toute obligation de signalement des renseignements en vertu de la législation.

  • Prendre des mesures raisonnables pour que les interactions liées aux soins se déroulent dans un cadre privé, afin de préserver la confidentialité.

  • Ne communiquer les renseignements qu’aux personnes autorisées à les recevoir, au sein ou à l’extérieur de l’équipe soignante, après avoir confirmé leur autorité à les recevoir.

  • Respecter le droit du client de comprendre et de prendre des décisions quant à l’utilisation ou à la communication de ses renseignements personnels sur la santé, y compris obtenir, confirmer et consigner le consentement lorsque la législation ou la politique organisationnelle l’exige.

Divulgation

Employeur / Dépositaire de renseignements sur la santé

  • Établir des processus pour la divulgation autorisée de renseignements personnels sur la santé, y compris lorsque la divulgation est permise ou exigée par la législation.

  • Désigner une personne-ressource pour faciliter la conformité à la LPRPS et répondre aux demandes d’accès ou de correction, aux demandes de renseignements et aux plaintes de la population.

Infirmière ou infirmier / Mandataire

  • Confirmer l’autorité de divulguer des renseignements personnels sur la santé.

  • Obtenir le consentement exprès du client ou de son mandataire spécial avant de divulguer des renseignements sur le client à l’extérieur de l’équipe soignante, sauf si la législation le permet ou l’exige autrement.

  • Ne divulguer que les renseignements nécessaires, et demander conseil en cas de doute.

  • Évaluer si la divulgation pourrait causer un préjudice au client, et consulter l’équipe soignante en cas de préoccupation.

Technologie et outils numériques

Employeur / Dépositaire de renseignements sur la santé

  • Évaluer et gérer les risques pour la vie privée dans les systèmes numériques, les plateformes partagées et les outils d’intelligence artificielle.

  • S’assurer que les appareils, tels que les ordinateurs, les téléphones, les tablettes ou d’autres outils pouvant contenir des renseignements sur la santé, sont sécurisés.

  • Établir les responsabilités des mandataires et des autres personnes agissant au nom du DRS, y compris les fournisseurs de services ou fournisseurs tiers.

Infirmière ou infirmier / Mandataire

  • N’utiliser que les outils, appareils et systèmes approuvés par l’employeur.

  • Protéger les renseignements personnels sur la santé lors de l’utilisation de dossiers électroniques, de plateformes numériques, d’appareils mobiles et d’outils d’intelligence artificielle approuvés par l’employeur.

Atteinte à la vie privée

Employeur / Dépositaire de renseignements sur la santé

  • Mettre en place des processus clairs pour signaler les atteintes à la vie privée.

  • Aviser les clients et, lorsque la loi l’exige, le Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario, lorsque des renseignements sur la santé sont volés, perdus, utilisés ou divulgués sans autorité.

Infirmière ou infirmier / Mandataire

  • Reconnaître les risques pour la vie privée, suivre les processus organisationnels et signaler rapidement toute préoccupation à votre employeur.