Avant de collecter des renseignements au moyen de systèmes partagés, les infirmières et infirmiers devraient s’assurer qu’il existe une fin actuelle liée aux soins pour consulter ces renseignements, et respecter toute disposition relative à la rétention d’information ou toute directive de consentement pouvant en limiter l’accès. Une infirmière ou un infirmier peut collecter des renseignements personnels sur la santé au moyen d’un système partagé lorsque ces renseignements sont nécessaires pour prodiguer des soins ou y contribuer, et lorsque les exigences en matière de consentement sont respectées. L’accès devrait être limité aux renseignements pertinents aux soins du client, et ceux-ci ne devraient être utilisés qu’aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis. Les infirmières et infirmiers devraient suivre les politiques de l’employeur relatives aux systèmes partagés et éviter d’accéder aux dossiers avant qu’un besoin clair, lié aux soins, ne soit établi. 

L’envoi de renseignements identificatoires sur un client vers un compte de courriel personnel n’est pas une stratégie appropriée pour terminer la documentation. Les infirmières et infirmiers sont responsables de préserver la confidentialité lors de la collecte, de la conservation et de la transmission des renseignements personnels sur la santé, et de n’utiliser que les appareils, systèmes et méthodes de communication approuvés par l’employeur. Si la documentation ne peut être complétée dans le système approuvé, l’infirmière ou l’infirmier devrait s’adresser à l’employeur ou à l’agent de protection de la vie privée pour connaître les options sécurisées, et suivre le processus applicable pour signaler une atteinte potentielle à la vie privée si des renseignements ont déjà été envoyés ou conservés de façon non sécurisée.

La LPRPS exige que les infirmières et infirmiers ne collectent que les renseignements personnels sur la santé raisonnablement nécessaires aux fins de la collecte. Les infirmières et infirmiers devraient se demander si chaque question est liée aux soins du client ou à une autre fin autorisée. Si un formulaire semble demander plus de renseignements que nécessaire, l’infirmière ou l’infirmier devrait consulter son employeur, sa gestionnaire ou son gestionnaire, ou l’agent de protection de la vie privée. L’organisation pourrait également devoir revoir et mettre à jour son formulaire d’admission, sa politique ou sa procédure, afin de fournir des directives claires sur les renseignements requis.

Lorsque les systèmes électroniques sont indisponibles, les infirmières et infirmiers devraient suivre les procédures de l’employeur ou de l’organisation en cas de panne, et ne collecter que les renseignements personnels sur la santé nécessaires pour prodiguer des soins. Les renseignements doivent demeurer sécurisés et confidentiels, quel qu’en soit le format, y compris les dossiers papier. Une fois les systèmes rétablis, les infirmières et infirmiers devraient suivre les politiques de l’organisation pour saisir les renseignements dans le système approuvé, conserver ou détruire de façon sécurisée les dossiers papier, et signaler toute atteinte à la vie privée, soupçonnée ou confirmée.

Les infirmières et infirmiers sont responsables de préserver la confidentialité lorsqu’elles et ils accèdent à des renseignements personnels sur la santé, les collectent, les divulguent ou les conservent, y compris lorsqu’elles et ils travaillent à distance. Elles et ils devraient utiliser des appareils, des systèmes et des méthodes de communication sécurisés approuvés par l’employeur, et prendre des mesures raisonnables pour s’assurer que les renseignements sur le client ne peuvent être entendus, vus ou consultés par d’autres personnes présentes dans l’environnement domestique. Si la confidentialité ne peut être préservée, l’infirmière ou l’infirmier devrait, dans la mesure du possible, interrompre la documentation et s’adresser à son employeur ou à l’agent de protection de la vie privée de son organisation pour connaître les options sécurisées appuyant ses responsabilités infirmières.

For more information:

• Directive professionnelle Soins virtuels practice guideline

Selon le milieu de travail, une infirmière ou un infirmier pourrait agir à titre de mandataire d’un dépositaire de renseignements sur la santé (DRS), ou pourrait elle-même ou lui-même être considéré(e) comme le DRS. Les infirmières et infirmiers qui exercent à titre autonome ou qui prodiguent des services de santé dans des milieux non traditionnels devraient clarifier qui a la garde et le contrôle des renseignements personnels sur la santé, qui est responsable des politiques de protection de la vie privée, et comment les clients peuvent accéder à leurs dossiers ou les faire corriger. Dans un cas comme dans l’autre, l’infirmière ou l’infirmier est responsable de ne collecter que les renseignements personnels sur la santé nécessaires pour planifier et prodiguer les soins, et de se conformer à la législation applicable et aux politiques de l’organisation.

Une infirmière ou un infirmier ne devrait pas copier ni retirer des renseignements sur des clients du système de dossiers électroniques d’un employeur en vue d’un futur exercice de manière indépendante. Les renseignements personnels sur la santé appartiennent au client, tandis que le dépositaire de renseignements sur la santé (DRS) a la garde et le contrôle du dossier. L’infirmière ou l’infirmier devrait suivre les politiques de l’employeur relatives à la conservation, au transfert et à la divulgation des dossiers, clarifier si la clinique est le DRS, et s’assurer que toute transition des soins ou tout transfert de dossiers est autorisé, sécurisé et limité à ce qui est nécessaire.

Une infirmière ou un infirmier qui exerce dans plus d’un rôle ou milieu de travail devrait garder distinctes les fins pour lesquelles les renseignements personnels sur la santé sont collectés. Les renseignements collectés dans un milieu d’emploi ne devraient pas être recueillis ou utilisés pour un second milieu d’emploi, comme l’exercice de manière indépendante de l’infirmière ou de l’infirmier. Les infirmières et infirmiers devraient faire preuve de transparence envers les clients quant aux renseignements collectés, aux raisons de cette collecte, à l’endroit où ils seront conservés, et au rôle ou à l’organisation responsable du dossier.